Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

Das ist ein Gastartikel von Christoph Teege

Als ich zum ersten Mal von einem virtuellen persönlichen Assistenten (VPA) gelesen habe, dachte ich nur: Klasse! Da gibt es jemanden, der mir Arbeit abnimmt und dabei noch sehr preiswert ist. Und ich muss ihn noch nicht mal einstellen und spare mir damit den Papierkram.

Ich habe sofort beim erstbesten Anbieter angefragt. Das war die Firma Strandschicht www.strandschicht.de aus Berlin. Im flexiblem Paket kostet mich die Arbeitsstunde z. Zt. nur 10 €/h zzgl. MwSt. Ich habe mich sofort registriert und kurze Zeit später kam eine Mail und ein Anruf von meinem persönlichen Assistenten. Ein Akademiker aus Rumänien, mittleren Alters. Er spricht sehr gut Deutsch und freute sich, für mich zu arbeiten. Wo hört man das heute noch?

Richtig delegieren an den virtuellen persönlichen Assistenten will gelernt sein

Ich schickte ihm gleich eine Aufgabe und bat ihn Seminarräume in Städten meiner Wahl zu suchen. Es kamen gefühlte 1.000 Rückfragen, weil ich die Aufgaben nicht präzise genug beschrieben hatte. Ich habe daraus gelernt. Heute mache ich das so:

  • Zunächst  bearbeite ich die Aufgabe selber und notiere mir mögliche Rückfragen.
  • Gleichzeitig dokumentiere ich jeden Arbeitsschritt, damit ich hinterher weiß, wie viel Zeit die Aufgabe in etwa in Anspruch nimmt.
  • Am Ende schreibe ich in einer E-Mail die Arbeitsanweisung und füge noch ein Zeitlimit hinzu. Entweder ich sage ihm, an der Aufgabe soll nicht länger als X Stunden gearbeitet werden oder ich gebe ihm eine Deadline.
  • Alles, was er bis dahin geschafft hat, soll er mir schicken.
  • Zu guter letzt bitte ich ihn, mir zu antworten, ob er die Aufgabe verstanden hat.

Was ein virtueller persönlicher Assistent tun kann und was nicht

Zu meiner Begeisterung ist mein VPA viel schneller als ich. Ich habe keine Ahnung, wie er das macht, aber das kümmert mich auch nicht. Ich fing an, innerlich zu lächeln und suchte nach weiteren Aufgaben, die ich outsourcen konnte. Hier sind typische Aufgaben, die mein VPA für mich heute erledigt:

  • Recherche von potentiellen Neukunden (Unternehmen) nach meinen Vorgaben
  • Recherche von Seminarräumen
  • Recherche von Ansprechpartnern von Zeitschriften, Zeitungen, Radio und Fernsehen in den Städten, in denen ich Seminare anbiete.
  • Recherche von Menschen, die Gastautoren suchen.
  • Recherche von Menschen, die interessante Interviewpartner suchen.

Ich kann jedem nur empfehlen, einmal einen VPA auszuprobieren. Das ist eine deutliche Arbeitsentlastung. Das gehört für mich zum modernen Zeit- (besser: Aufgaben-)management einfach dazu, Aufgaben zu delegieren und sich nur um die Aufgaben zu kümmern, die einem selber am meisten Spaß machen und am besten bezahlt werden.

Viel Spaß beim Ausprobieren wünscht

Christoph Teege

P.S.: Hören Sie auch mein Interview auf GuerrillaFM zum Thema „Home-Office/Virtueller Persönlicher Assistent“

www.Teege-Training.de

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11 Kommentare

  1. Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

    Wir sind im Internet kaum zu finden, was wir von unseren Kunden laufend hören.
    Möchten dies ändern und uns kurz vorstellen.

    Über uns:
    Im Jahr 2007 in einer Zeitschrift von der Geschäftsidee gelesen und im 2. Halbjahr 2010 gestartet.
    Seit ca. 2 Jahren verfügen wir über einen guten Ruf und zufriedene Kunden.

    Ziel:
    Weiterhin gute Leistungen der eAssistenten zu einem günstigen Preis anzubieten!

    Gruß
    Marco von http://www.eAssistentin.de

  2. Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

    Tolle Werbung, Herr eAssistentin. Habe versucht, Ihre Dienste in Anspruch zu nehmen. Aufgabe: Übersetung Bewerbungsschreiben und Lebenslauf von Deutsch in Englisch.
    Innerhalb von 6h ne Antwort, das war ok.
    Inhalt der Antwort: Tut uns leid, wir können nicht helfen!
    War die Aufgabe zu banal? Zu schwierig? Bankrott eines VPA würd ich sagen!

    • Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

      Hört sich für mich auch so an. Aber das zeigt einmal mehr, dass eine Idee zu haben das eine ist und die langfristige konstante Umsetzung im Alltag etwas anderes.

    • Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

      An Gerry:
      Habe auch Anfang Februar Kontakt mit Firma eAssistentin aufgenommen.
      Zum Zeitpunkt meiner Anfrage war das Team voll ausgelastet.
      Ich erhielt die Antwort:
      „haben wir leider keine passende Assistentin (mit freier Kapazität)“.
      Habe im März noch einmal angefragt und dann klappte es.
      Meine Assistentin hat deinen Fall geprüft.
      Deinen Namen Gerry fand sie nicht, aber eine Anfrage vom 04.02.13.
      Die Person hat einen anderen Namen, aber die Anfrage stimmt mit deinem Wunsch überein (Übersetzung).
      Du hast die gleiche Info erhalten – wie ich (siehe oben).
      Aufträge und Projekte der Stammkunden gehen vor, daher muss man bei fehlender Kapazität Interessenten ‚einen Korb geben‘.
      Es werden erst wieder neue Kunden aufgenommen, wenn das Team freie Zeit dafür hat.
      Ich kann deinen Unmut verstehen, aber was nutzt eine Assistentin, die keine Zeit für deine Aufgaben hat?

  3. Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

    Achtung: Werbung in eigener Sache 🙂

    •Suchen Sie eine Virtuelle Persönliche Assistentin (VPA)?
    •Müssen Ihre Interviews, Vorträge oder Gruppendiskussionen transkribiert werden?
    •Brauchen Sie kurzfristig eine Sekretärin in Ihrem Büro?
    •Suchen Sie einen Telefonservice?
    •Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihr Dokument auch wirklich fehlerfrei ist?
    •Brauchen Sie Hilfe bei der Datenerfassung oder Ihrem Schriftverkehr?
    •Haben Sie große Mailings, aber niemanden, der sie kuvertiert?
    •Brauchen Sie jemanden, der Ihre Diktate oder Dokumente tippt?

    …dann sind Sie bei SecretaryForYou genau richtig, denn jeder braucht mal eine Sekretärin!

    Besuchen Sie meine Homepage und überzeugen Sie sich von meinen Dienstleistungen! www. sfy-schreibservice.de

    Herzliche Grüße, Eva Glenz

  4. Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

    Ich muss gestehen, ich hatte auch bei eAssistent angefragt.
    Nachdem ein Identitätsnachweis mittels Ausweiskopie verlangt wurde, war das mir schon sehr Suspekt. Ich habe geantwortet, dass ich das unter einer Bedingung machen würde, und zwar, wenn ich ebenfalls einen Identitätsnachweis bekommen würde.
    Und schon hatten sie plötzlich keine Kapazität frei…. 🙂

  5. Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

    Guten Tag,
    Gerne würde ich Ihnen unsere Firma Swissistent ans Herz legen! Wir arbeiten mit qualifizierten Mitarbeitern aus der Schweiz, bieten VPA’s und sind Berater für Produktivität bzw. Automatisation!
    http://www.swissistent.ch
    Freundliche Grüsse
    Das Swissistent-Team

  6. Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

    Inzwischen gibt es wirklich viele Firmen, die solche und ähnliche Dienstleistungen anbieten. Ich habe es mit einigen versucht, aber am glücklichsten bin ich mit http://ihrvirtuellerassistent.de/. Sie sind sehr professionell und haben für mich Recherche, Übersetzung und Desigaufgaben erledigt. Ich bin sehr begeistert und empfehle sie gerne weiter.

  7. Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

    Der Gastautor Dipl.-Ing und Fitness-Coach Christoph Teege veröffentlicht auf dieser Webseite einen Gastbeitrag über virtuelle Assistenz und freut sich über einen Stundensatz von 10 Euro! Dies auf der Webpräsenz einer Marketingfirma, deren Stundensätze sicher dreistellig sind. Was sagt uns das einerseits über Teege und andererseits über „Guerrilla“? Daß es ganz selbstverständlich ist, auch höherwertige Dienstleistung zum Dumping-Honorar einzukaufen. 10 Euro ist übrigens der Mindest-Stundensatz einer Putzfrau in München! Machen wir es doch einfach so: Ich buche hiermit bei Herrn Teege eine Stunde Begleitung beim Laufen in den Isarauen für 10 Euro die Stunde. Weil: Er macht ja eh nichts anderes, als mit mir zu laufen und mir Tipps zum Laufverhalten zu geben, das genetisch ohnehin verankert ist Bei Guerrilla ordere ich hiermit eine Recherche, welcher gezielte Kundenkreis für meine Dienstleistungen in Frage kommt; für 10 Euro die Stunde, weil laut Herrn Teege muss man dafür ja nicht mehr bezahlen.
    Wo leben Sie alle? Wenn ein Vermittler von E-Assistentinnen 10 Euro/Stunde von ihren Kunden verlangt, was glauben Sie, bleibt dann bei der Assistentin, die für Sie die Arbeit macht, die unter Ihrer Würde ist, noch übrig? 6 oder 5 Euro die Stunde? Das ist menschenverachtend.
    Auf Antworten bin ich sehr gespannt, recherchiere und arbeite ich doch gerade an einer entsprechenden Reportage für meine Internetzeitung.

    • Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

      Guten Tag Frau Zick,

      ich habe ihren Kommentar gerade veröffentlicht.

      Wir zensieren inhaltlich die Artikel von Gastautoren ebenso wenig wie Kommentare. Ausnahme sind rassistische Bemerkungen etc.
      Deswegen ist es ja auch der Erfahrungsbericht von Herrn Teege und nicht unserer.

      Wir selber haben keine virtuellen Assistenten beschäftigt, noch werden wir welche beschäftigen.

      Wir arbeiten persönlich mit Grafikern, Textern, Programmierern und anderen freien Mitarbeitern zusammen, die die in Deutschland üblichen Stundensätze für freie Mitarbeiter von uns erhalten (zzgl. MwSt.). Unsere Mitarbeiter sind ebenfalls fest Angestellte und beziehen ortsübliche Gehälter mit allen Sozialleistungen.

      Wenn Sie den Artikel genau lesen, dann beschreibt Herr Teege darin, dass sein Virtueller Assistent in Rumänien lebt und arbeitet. Das Gehaltsniveau in Rumänien befindet sich (leider) im Moment soweit ich es weiß auch nicht auf dem Niveau Ihrer zitierten Münchener Putzfrau. Weswegen qualifizierte Mitarbeiter dort selbst heute im Durchschnitt nur ca. 200 Euro im Monat verdient. Dasselbe gilt auch in vielen anderen Ländern.

      Was Sie richtigerweise beschreiben sind die Auswirkungen der Globalisierung, die die Gehaltsunterschiede für verschiedene Outsourcing-Konzepte in dieser Form möglich macht. Und durch die Digitalisierung nun nicht nur den Konzernen wie z.B. BMW (IT Support in Indien), Adidas etc. dieses ermöglicht, sondern durch Anbieter wie Strandschicht und andere, es heute auch Gründern und Startups ermöglicht, geringer bezahltes Outsourcing einzukaufen. Ich kann persönlich nicht beurteilen, ob es für die Mitarbeiter in diesen Ländern eine „würdelose“ Arbeit ist. Vielleicht gelingt es Ihnen ja während Ihrer Recherche von einzelnen Mitarbeitern eine Einschätzung zu erhalten? Ich wollte damals auch die Gründer von Strandschicht für unseren Podcast interviewen, aber habe auf meine Emails damals keine Antwort erhalten.

      Wir haben vor einigen Jahren auch in unserer Podcast Sendung GuerrillaFM https://guerrillafm.de/gfm-folge-55-logoerstellung-der-praxisfall/ intensiv darüber diskutiert.

      Ich kann diese Fragen genauso wenig beantworten wie wahrscheinlich viele andere Menschen auch. Soll ich keinen Apple Computer mehr kaufen, weil die in China produziert werden? Oder Kleidung bei H&M oder C&A, weil die Mitarbeiter in Bangladesch und anderen Ländern unter unvorstellbaren Bedingungen arbeiten? Selbst BMW und Adidas aus Bayern zahlen im Ausland an die Outsourcer weit unter deutschem Niveau. Oder selbst Aufbackbrötchen beim lokalen Discounter, weil die Mitarbeiter in den Fabriken im Ausland zum Teil unter katastrophalen Bedingungen arbeiten?

      Aus diesem Grund haben wir in unseren Beauftragungen an freie Mitarbeiter auch immer lokal beauftragt und die lokal üblichen Stundensätze bezahlt.

      Mit freundlichen Grüßen aus Berlin

      Anthony-James Owen

  8. Virtueller persönlicher Assistent (VPA) – erste Erfahrungen

    Natürlich gibt es unter den Vermittlern bestimmt hier und da schwarze Schafe die ihre VA bewusst abzocken. Andererseits kenne ich VAs im fernen Ausland, die zwar vielleicht „nur“ 400 USD als Vollzeit Assistants verdienen. Was man aber vergisst, ist das sie damit sich selbst und Ihre Familien sehr gut ernähren und einen gewissen Luxus bieten können.

    Man muss sich ja seinen VA auch nicht unbedingt über einen Vermittler suchen. Es gibt mittlerweile genügend VAs die in eigenregie arbeiten und in DE, AT oder CH ansässig sind. Viele davon beherrschen auch weit mehr als nur simple Internetrecherchen.

    Keywordrecherchen, OnPage Optimierung, Konversionsoptimierung, Pflege und Wartung von CMS und Shops, Contentmanagement, Bildbearbeitung, Kundensupport, Social Media, erstellen von Online-Videos, etc. dies sind alles outsourcebare Aufgaben, wenn man die richtigen VAs damit beauftragt.

    Wer Interesse an an solchen Diensten hat und lieber mit deutschsprachigen Assistants arbeitet, dem kann ich http://sovimark.at/ empfehlen.

    Einen schönen Gruß und erfolgreiche Geschäfte
    Murad Salameh

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