Wenn man regelmäßig Email-Newsletter verschicken will, stellt sich relativ schnell die Frage, wie man das technisch realisiert.

Per Gesetz sind Sie als Versender von Newsletter-Emails verpflichtet einen gewissen Ablauf einzuhalten:

1. Leser trägt sich selber in einen Verteiler ein (manuell) oder über Ihre Website
2. Der Leser verifiziert seine Anmeldung über die angegebene Email-Adresse (Double-Opt-In)
3. Sie bestätigen die Anmeldung nach dem Double-Opt-In mit einer Willkommens-Email
4. Der Leser erhält seine regelmäßigen Emails (aus denen er sich jederzeit wieder austragen kann)
5. Sie können dokumentieren, dass für diese Email-Adresse dieses Verfahren durchlaufen wurde

Ein ganz schöner Aufwand, aber notwendig.

Wir selber sind dabei durch folgende Phasen gegangen:

• 90er Jahre: Manueller Versand aus einem Email-Programm
• 2000-2005: Halbautomatischer Versand mit spezieller Email-Desktop-Software
• 2005 bis heute: Vollautomatisierter Versand mit einem E-Mail-Service-Provider

Die 90er Jahre – manueller Email-Versand:

Am Anfang (Ende der 90er Jahre) haben wir die Empfänger in unseren Email-Verteiler selber  manuell in MS Outlook eingetragen. Da waren es nur 100 oder 200 Leser und die Liste war überschaubar. Es gab auch keinen komplizierten Anmeldeprozess. Einfach einen Newsletter verschickt und fertig. Gab es einen neuen Kontakt, habe ich ihn selber in die Liste eingetragen. Wollte jemand keine Email mehr bekommen, habe ich ihn wieder in der Liste gesucht und ausgetragen. Das Webformular war ein einfacher mailto-Link auf der Website. Je länger die Liste wurde, desto schwieriger wurde die Verwaltung. Leser trugen sich ein und ich musste innerhalb kurzer Zeit die Eintragungen vornehmen. Jemand hatte eine neue Email-Adresse, wieder manuelle Arbeit. Eine Email verschickt und ich erhielt 30 oder 40 Emails zurück mit „Abwesenheitsnotiz“. Und manchmal stockte der Versandprozess und ich wusste nicht, ob alle die Email erhalten hatten. Ich wusste nicht, wie viele Leser die Email gelesen hatten. Oder die Bilder konnten nicht vom Empfänger angesehen werden. Also wurde es Zeit für ein spezielles Email-Newsletter-Programm.

2000 bis 2005 – halbautomatischer Newsletterversand

Der nächste Schritt war dann ein spezielles Programm für den Newsletter-Versand: GroupMail. Mit GroupMail ist es möglich, HTML wie auch Textemails zu erstellen und diese Emails an beliebig große Empfängerlisten zu verschicken. Sie können Bilder integrieren und damit ein recht professionelles Aussehen der Emails erreichen. Es lassen sich beliebige Dateien an die Email anhängen und die Anrede personalisieren. Groupmail kann Antwort-Emails an Ihren Verteiler automatisch verarbeiten und den Opt-In-Prozess damit sicherstellen. Auch alle „Bin nicht im Haus“-Replies können bearbeitet und gelöscht werden. Sie können beliebig viele Listen erstellen und sehr einfach Emails suchen und Adressen ändern, austauschen oder löschen.

Die perfekte Lösung, bis auf den Umstand, dass die Software keine Emails annimmt und beantwortet, wenn die Software nicht gestartet wird. Wenn Sie eine Woche nicht da sind, können Ihre Interessenten sich zwar eintragen, aber bekommen keine automatische Antwort. Dann glauben die Interessenten, es hat nicht funktioniert in unserer „Alles-Sofort-Welt“ und tragen sich mehrfach ein. Außerdem müssen Sie selber auch daran denken, die Software regelmäßig zu starten.

Bis 2005 haben wir regelmäßig mit Groupmail unseren E-Mail-Newsletter verschickt.

2005 bis heute – vollautomatischer Newsletterversand

Dann wurde es Zeit für eine erneute Vereinfachung: Wir stellten den Versand auf einen Email-Service-Provider (ESP) um.

Damit gelingt es, den gesamten Prozess auf mehreren Ebenen zu automatisieren:

• Eintragung nach Double-Opt-In
• Bestätigungsemail
• Austragen aus der Liste
• automatische Nachfass-Emails
• Erstellung von HTML- und Textemails
• Zeitgesteuertes Versenden der Email

Außerdem können Sie die Interessenten nach Themen strukturieren und auswerten. Sie sehen, welche Links die Leser in Ihrer Email anklicken und können dadurch herausfinden, was Ihre Leser interessiert und was nicht. Sie wissen, wie hoch die Öffnungsrate Ihrer Emails (mehr über MELR) ist und können neue Leser über Ihre Website generieren, ohne auf der Website programmieren zu müssen.

Heute können Sie Ihre aktuellen Blogeinträge automatisch an einen Verteiler schicken lassen und der Email Service Provider veröffentlicht auf Wunsch Ihre Emails auch bei den Social Media Diensten – z.B. bei Twitter.

Gute ESPs stellen sicher, dass Ihre Emails höchstwahrscheinlich zugestellt werden und geben Ihnen auch Hinweise, ob Ihre Email im Spamfilter landen wird und was Sie ändern müssen, um zugestellt zu werden.

Die besten Angebote für diese Dienstleistungen kommen aus den USA, wo sich zwei Unternehmen besonders erfolgreich um Kunden bemühen: Aweber und Constant Contact.

Wir selbst arbeiten mit Aweber und können damit es möglich machen, dass Leser sich 24 Stunden und 7 Tage die Woche in unseren Verteiler eintragen können.

Auch unseren kostenlosen „Sieben-Wochen-Kurs für Kaltakquise per Email“ haben wir mit Aweber realisiert.

Damit sind wir bei der perfekten Email-Lösung für uns angekommen – und Sie vielleicht auch?