Wenn Sie mit den Ergebnissen Ihres Vertriebsteams nicht zufrieden sind, dann liegt das oft an zwei Gründen:

1. Der Umsatz-Forecast stimmt nicht und/oder

2. Die Anzahl der Projekte in der Verkaufspipeline ist zu gering.

Das zweite Problem löst eine konsequente Neukundengewinnung. Die Werkzeuge dazu können Sie für den Direktvertrieb z.B. in unserem Training Neukundengewinnung per Kaltakquise erlernen.

Das erste Problem des ungenauen Umsatzforecasts ist manchmal die Folge der fehlenden oder konstanten Neukundenakquise.

Aber meist ist der „falsche Forecast“ ein etwas komplexeres Problem. Die Gründe, warum der Forecast falsch ist, sind:

Forecast-Fehler 1: Es gibt kein einheitliches Regelwerk

Wenn die Vorhersage der Umsätze nicht stimmt, dann benötigen Sie erst einmal ein klares Regelwerk, an dem Sie den Ist-Zustand messen können. In vielen Firmen existieren aber keine klaren Kriterien, nach denen man ein Verkaufsprojekt einstufen kann.

Die meisten Verkäufer, die ein erklärungsbedürftiges und komplexes Produkt verkaufen, benötigen dafür eine lange Zeit. Manche Produkte lassen sich nur über mehrere Monate, manchmal sogar erst nach ein oder zwei Jahren verkaufen.

Werden die Verkäufer dann nach den Umsätzen in diesem Monat, dem kommenden Quartal und Jahr befragt, dann wird oft das Bauchgefühl bemüht: „Na ja, wir hatten gute Gespräche, es sieht ganz gut aus – ich denke, der Auftrag wird kommen!“. Noch schnell den optimistischen Projektwert mit einer ebenso optimistischen Prozentzahl multipliziert und voila – wir haben eine Zahl für den Forecast dieses einen Verkaufsprojekts. Nun machen wir das bei jedem Verkaufsprojekt in unserer Liste und haben einen(falschen) Forecast.

Forecast-Fehler 2: Der Vertriebsleiter korrigiert die Prognose

Wenn Sie die Einschätzung der Verkaufsprojekte durch Ihre Verkäufer auch noch mit Ihrer eigenen Einschätzung vermengen (weil Verkäufer A ist immer zu optimistisch und Verkäufer B immer viel zu vorsichtig), dann bekommen Sie genau das: Eine völlig unbrauchbare Vorhersage der kommenden Umsätze.

Da es aber trotzdem einen natürlichen Druck gibt, die notwendigen Zahlen zu erreichen, regiert dann zum Quartalsende in vielen Firmen dann nur noch das Prinzip Hoffnung. Es kann ja nicht sein, was nicht sein kann, also hoffen wir auf das Beste, strengen uns an und erreichen trotzdem nur einen kleinen Teil der versprochenen Zahlen.

In einigen Unternehmen erreichen die Vertriebsteams nur 50% bis 60% der für den Monat oder das Quartal vorhergesagten Zahlen.  Aber selbst 80% des Forecasts zu erreichen ist auf Dauer nicht ausreichend.

Was aber ist nun die Lösung?

Regel 1: Alle Projekte werden einheitlich bewertet

Ein Forecast kann nur stimmen, wenn die Kriterien nicht von den individuellen Einschätzungen der Personen abhängen. Es muss egal sein, ob ich Verkäufer A oder B frage, ein Projekt muss zu einem Zeitpunkt die gleiche Erfolgschance haben. Das geht aber nur, wenn das Bauchgefühl im Forecast durch einheitliche Kriterien ersetzt wird.

Die notwendigen Kriterien orientieren sich an nachprüfbaren Fakten und sind für alle Mitarbeiter und Verkaufsprojekte gleich. Dabei gibt es eine klare Zuordnung: Sind die definierten Kriterien erfüllt, dann bekommen wir einen entsprechenden Forecast-Prozentsatz. Falls die Kriterien nicht erfüllt sind, dann kann der Prozentsatz nicht erreicht werden. Dabei gibt es keine Ausnahmen.

Regel 2: Die Wahrscheinlichkeit eines Verkaufserfolges ist von verschiedenen Faktoren abhängig

Ob ein Verkaufsprojekt gewonnen werden kann, hängt von sehr vielen Kriterien ab: Passt unsere Lösung zum Problem des Kunden, ist ein ausreichendes Budget vorhanden, das Alter des Verkaufsprojektes, die Personen mit denen man spricht, die Wettbewerbsangebote usw.

Und so schwierig es auch sein mag, Sie müssen für jede Phase Ihres Verkaufsprojektes diese Kriterien definieren, bewerten und benutzen, um ein Projekt zu bewerten.

Regel 3: Wir müssen die Wahrheit akzeptieren

Wenn wir in Unternehmen Forecasttrainings durchführen, dann ist die Ernüchterung groß, dass unsere Bewertung der Verkaufsprojekte nicht nur die Projektpipeline insgesamt oft schrumpfen lässt (was die Notwendigkeit der Neukundenakquise erneut aufzeigt), sondern wir auch nach unseren Kriterien die Projekte meist erheblich geringer einschätzen.

Damit erreichen wir zwar einerseits zuerst Ernüchterung im Verkaufsteam, andererseits aber auch eine Forecastgenauigkeit von meist 95%.

Wenn Sie eine Verkaufsprojektdauer von 12 Monaten haben und haben jetzt zu wenig Umsatz, dann liegt die Ursache in den fehlenden Akquisitionsanstrengungen der letzten 12 Monate. Ihre Verkaufspipeline lässt sich meist auch nicht über Nacht aufbauen und braucht mehrere Monate, bis Sie die ersten Erfolge sehen.

Hilfe kann dabei unser Workshop „Kunst der Kaltakquise“ sein.

Regel 4: Es braucht ein gemeinsames Werkzeug

Vor 25 Jahren, als ich vom Bauchgefühl zum richtigen Forecast gekommen bin, verwendete ich in meinem Verkäuferteam noch eine umfunktionierte Wochenplanungstafel, in der wir die mehr als 200 Vertriebsprojekte für den Forecast bearbeiteten.

Heute gibt es zum Glück dafür auch Software-Programme (CRM-Software), in denen Sie alle Daten zu Ihrer Verkaufspipeline für den Forecast aufbereiten können. Schon mit einem oder zwei gewonnenen Projekten hat man in den meisten Fällen die Investition für das gesamte Team schon realisiert.

Unser Rat: Starten Sie möglichst bald – vereinheitlichen Sie Ihren Forecast.

Wenn Sie dabei Unterstützung  brauchen, dann schauen Sie sich doch z.B. unser Interessenten-Management-Seminar an. Dieser Workshop liefert alle Grundlagen für ein professionelles Forecasting im Vertrieb.

Regel 5: Regelmäßige Forecast-Meetings

Der Forecast ist nur so gut wie das Management dahinter. Wenn Sie im Forecast gute und konstante Ergebnisse erreichen wollen, dann müssen Sie regelmäßige Forecast-Meetings durchführen. Ob diese monatlich, 14 täglich oder wöchentlich sind, spielt nicht die entscheidende Rolle, sondern eher die Regelmäßigkeit.

Wenn die Umsätze wichtig sind, dann ist das Forecast-Meeting es auch. Und so wie der Umsatz nicht ausfallen kann, gibt es auch keinen Grund für ein ausgefallenes Forecast-Meeting.

Pro Mitarbeiter benötigen Sie als Vertriebsleiter zwischen 15-30 Minuten für einen kompletten Forecast-Check.  Wenn man die entsprechende Routine entwickelt hat, hat man nach dem Forecast-Check einen Eindruck vom Verkaufsprojekt und der Vertriebsmitarbeiter hat die zu erledigenden Aufgaben pro Projekt mit Ihnen abgestimmt.