Zeiterfassung für Berater und Consultants

Wenn Sie Ihre Zeit gegen Geld Ihren Kunden in Rechnung stellen, dann benötigen Sie eine vernünftige Zeiterfassung, um die verbrauchten Zeiten abrechnen zu können. Man glaubt vielleicht, man kann sich die Zeiten merken, aber am Ende der Woche haben Sie keine Idee mehr, wie viel Zeit Sie wirklich für Kunden gearbeitet haben. Und dann fragen Sie sich am Dienstag: War die Projektkonferenz 45 Minuten oder 1 Stunde?

Als ich damit anfing, die real verbrauchten Zeiten für Kunden kontinuierlich zu erfassen und abzurechnen, stieg bei mir das abrechenbare Volumen um knapp 30% pro Monat an. Ohne dass ich mehr gearbeitet hätte.

Vielleicht kommt es Ihnen am Anfang kleinlich vor, die 10 Minuten am Telefon und die 12 Minuten, die Sie brauchen, um einen Fehler auf der Website des Kunden zu korrigieren, zu erfassen und abzurechnen, aber an einem Tag 5-6 solcher Kleinigkeiten und Sie haben 1 Stunde an diesem einen Tag nicht berechnet, in einer Woche 5 Stunden und in einem Monat 20-25 Stunden. Und das ist durchaus eine Menge – je nach Stundensatz.

Eine Alternative zur Zeiterfassung mit Excel:

Viele beginnen am Anfang, Excel dafür zu verwenden. Aber mit der Zeit wird eine Zeiterfassung mit einem Excel-Tabellenblatt irgendwann schwierig. Vor allem die Rechnungslegung ist ein Problem.

Also muss eine leicht bedienbare und schnelle Zeiterfassung her.

Was nun aber benutzen? Viele Jahre benutze ich aufgrund einer Empfehlung TimeCompanion 2003 von inmotion Software aus Schweden (Danke an Edmund für den Tipp vor vielen Jahren!). Als ich noch ein Palm Smartphone (mit PalmOS) hatte, war das besonders angenehm, weil ich unterwegs die Zeiten erfassen konnte und mit der nächsten Synchronisierung die Daten auf dem PC ebenfalls erfasst waren. Dann einmal im Monat auf den berühmten Knopf gedrückt und voila – die Monatsabrechnung je Kunde ist fertig.

Dummerweise gibt es aber kein wirkliches PalmOS Smartphone mehr und außerdem läuft die Software leider nicht mehr unter Windows7 (also nur bis Windows XP, unter Vista habe ich es nicht versucht) und wird auch nicht mehr weiterentwickelt. Mit etwas Aufwand habe ich das Programm aber mit einer virtuellen Maschine von VMware zum Laufen bekommen und benutze es immer noch jeden Tag, um meine abrechenbaren Zeiten zu erfassen und abzurechnen.

Hier noch zwei bezahlbare Alternativen neben TimeCompanion, die ich ausprobiert habe, als ich noch dachte, ich würde mein vertrautes TimeCompanion nicht zum Laufen bekommen, die sich ohne Zwischenschritt auf einem aktuellen Windows installieren lassen:

a)      TimeCompanion (bis Windows XP)

b)     Veritime Time Tracker

c)      Easy Time Tracking

Was muss eine gute Zeiterfassung können:

Wenn Sie ein Einzelberater sind, dann brauchen Sie die Möglichkeit

  • Kunden einzugeben
  • Projekte pro Kunden zu erfassen
  • Standardstundensatz je Kunde und/oder je Projekt einzugeben
  • Tätigkeiten als Kategorien (vor Ort, Reisezeit, Berichterstellung etc.)
  • die verbrauchten Zeiten zu erfassen
  • Auswertung über beliebige Zeiträume als druckbare Reports zu wählen
  • Optional: Zeiterfassung mit dem Mobiltelefon + Synchronisation später mit dem Hauptsystem
  • Optional: Timerfunktion am PC – Erfassen der Arbeitszeit während der Tätigkeit am Rechner
  • Optional: Mehrere Personen zu erfassen und in der Abrechnung auch aufzuführen

Die Kosten liegen bei den meisten Systemen um 50-75 US Dollar pro Nutzer. Also etwas, was sich bei nur einer zusätzlichen abrechenbaren Stunde schnell selber verdient.

Geschrieben von

Anthony-James Owen ist Geschäftsführer und Seniorberater der Guerrilla Marketing Group. Er verfügt über vielfältige Erfahrungen im Vertrieb und Marketing seit 1982. Er moderiert seit mehreren Jahren die populäre Sendung GuerrillaFM mit Tipps und Hinweisen zu mehr Wachstum und Profitabilität für Selbständige und mittelständische Unternehmen.

10 Kommentare

  1. Zeiterfassung für Berater und Consultants

    Hallo Anthony,
    für alle, die auf manche dieser Funktionen verzichten können, kann ich das Tool vom BMWI (Bundesministerium für Wirschaft und Technologie) empfehlen.
    http://www.softwarepaket.de/9.1/zeiterfassung/656,0,0,1,0.html
    Das ist eine einfach zu installierende Anwendung, die von mehreren Benutzern benutzt werden kann. Voraussetzung Internet Anschluss.
    Man kann verschiedene Projekte und Tätigkeiten anlegen. Arbeitszeitkonto, Urlaubsplanung…
    Für die Abrechnung ist es nicht geeignet, weil es keine Stundensätze beiinhaltet.
    Fazit: für mich reichts und auf jeden Fall besser als Excel.
    Schöne Grüße
    Beuteltier Barbara

    • Zeiterfassung für Berater und Consultants

      Hallo Barbara,

      vielen Dank für den Tipp. Wer „nur“ seine Zeiten erfassen will kann damit bestimmt toll arbeiten.

      Liebe Grüße + nochmals Happy Birthday zum 1.jährigen Geburtstag der Beuteltiere

      Anthony

  2. Zeiterfassung für Berater und Consultants

    Hallo! Ich habe hier Quick Books Pro und das hat eine Zeiterfassung als kleines Zusatzprogramm, die Daten sich dann automatisch in die Buchhaltung integrieren (projektweise, je Mitarbeiter, mit Mausklick starten läuft am Rechner mit etc.), die Buchhaltung, die ich auch mit Quickbooks mache, d.h. Rechnung ließe sich automatisch herstellen, Budgets pflegen etc. – wenn man Controlling Freak ist und damit Stunden verbringen will. Ich habe das mit der Zeiterfassung nicht wirklich probiert, aber es ist von Lexware, daher denke ich, dass es auch funktioniert. Viele Grüße! Alan Heck

    • Zeiterfassung für Berater und Consultants

      Hallo Alan,

      ja, gute Idee wenn man QuckBooks Pro hat und einsetzt. Dann hat man nicht noch ein extra Tool zu benutzen und die Daten gleich in der Buchhaltung.

      Danke für den Tipp – beste Grüße

      Anthony

  3. Zeiterfassung für Berater und Consultants

    Hallo Alan,
    was mach ich denn als Mac-User in einem solchen Fall.
    Haben Sie da auch einen Tipp für eine vernünftige Software. Bestenfalls mit automatischer Einbindung in Bento.

    Vielen Dank und einen guten Wochenstart

    Bernd Ullmann

  4. Zeiterfassung für Berater und Consultants

    Hallo zusammen,

    mein favorisiertes Zeiterfassungsprogramm was alle Anforderungen erfüllt ist: Timeedition (http://www.timeedition.com/de/index.html)

    Timeedition ist Freeware, läuft unter Mac und Windows (inkl. Win 7). Zudem lässt es sich komplett auf USB einrichten, so dass es auch an jedem Kundenrechner funktional ist. Erfassung ist live möglich, oder auch manuell. Verschiedene Kunden, Projekte und Tätigkeiten lassen sich frei einrichten. Stundensätze sind auch einstellbar, genau so wie (Mindest-)Zeitabschnitte.

    Beste Grüße
    Ralf

  5. Zeiterfassung für Berater und Consultants

    Hallo zusammen,

    wir erfüllen alle geforderten Kriterien (bis auf die Sychronisation mit dem Mobiltelefon…die ist allerdings schon geplant). Und unser Xpert-Timer ist für den Einzelbenutzer mit Kundenverwaltung (PRO Version) ab 99.- Euro zu haben. Also lohnt sich die Investition auch schon bei nur zwei zusätzlich abgerechneten Stunden 🙂

    Nächste Woche kommt auch eine Version für Android 2.x auf den den Markt. Schaut einfach mal auf der Website vorbei: Xpert-Timer Projektzeiterfassung

    Grüße aus dem Süden!

    • Zeiterfassung für Berater und Consultants

      Hallo Daniela,

      danke für die Info. Schaue ich mir auf jeden Fall an! habe gerade die Website überflogen. Ebenfalls spannend wäre auch neben Android sicher iPhone und (für mich!) auch Blackberry-Sync.
      Glücklicher könnte ich nicht sein.

      Danke + beste Grüße aus Berlin

      Anthony

  6. Zeiterfassung für Berater und Consultants

    Hallo Anthony,

    wir sind zur Zeit auf der Suche nach einem Zeiterfassungsprogramm. Bei so vielen Anbietern auf dem Markt ist es nicht leicht eine richtige Entscheidung zu treffen, vor allem bei den großen Preisunterschieden und angeblich gleichen Leistungen. Also suchen wir einen unabhängigen Berater der uns ein paar Tips geben kann. Als ich das gegoogelt habe bin ich auf Ihre Seite gestoßen, weiß aber gar nicht ob Sie mir da überhaupt weiterhelfen können?!

    MfG A. Nagel

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